Lección gratis, antes de la venta
Apréndalo primero: cómo revisar a mano una línea de reclamación, en dos minutos.
Tome una sesión facturada. Ponga lado a lado la línea de la reclamación, la nota de sesión y la autorización. Las unidades por quince deben estar cubiertas por los minutos de la nota; la fecha debe caer dentro de la autorización; el código debe corresponder a quién hizo qué. Si las tres coinciden, la línea está limpia. Esa es toda la auditoría, una línea a la vez.
Ejemplo inventado. Una nota dice 52 minutos; la reclamación dice 4 unidades de 97153; el pagador exige al menos 8 minutos después de la última unidad completa. 45 cubren tres unidades y quedan 7, así que la línea debería decir 3.
Pruébelo: la autorización venció el día 18 y la nota tiene fecha del 19; todo lo demás coincide. ¿Está limpia? — vea la respuesta y por qué
No. La revisión 4 falla por sí sola: una fecha fuera del periodo de la autorización es una línea indebida aunque los minutos y el código sean perfectos. También es la más fácil de encontrar en una hoja de cálculo, y por eso los auditores la encuentran primero.
DRAGENaudit
100 de 100.
Cuando los auditores federales revisaron cien meses-beneficiario de reclamaciones de ABA en Indiana, todos y cada uno tenían una línea indebida o posiblemente indebida. Wisconsin y Colorado también dieron 100 de 100. Eran prácticas comunes haciendo un trabajo común, y los auditores siguen adelante.
Casi nada de lo que encuentran es una falla clínica. Es aritmética y archivo — y la aritmética se puede revisar antes de que la revise un pagador. DRAGENaudit lee su exportación de facturación y encuentra lo que encontraría un auditor, en su propia computadora.
Quien lo escribió pasa por la misma auditoría que usted. DRAGENaudit lo hizo Chase Alexander Hought, M.S., BCBA — ingeniero de software: un analista de conducta certificado en ejercicio que además escribe el software él mismo.
Apréndalo primero · gratis
Lo que toda nota de sesión debe contener, y cómo revisar cinco por semana a mano.
Una nota de sesión es el registro de que un servicio ocurrió. Un auditor la lee para responder una pregunta: ¿podría un desconocido saber, solo con esta página, quién hizo qué con quién, cuándo, durante cuánto tiempo, y si fue el servicio que se facturó? Una nota que responde eso sobrevive a una auditoría. Una que no, es dinero devuelto, por buena que haya sido la sesión.
Las nueve cosas que necesita una nota
- El nombre completo y la fecha de nacimiento del cliente
- La fecha del servicio
- Hora de inicio, hora de fin y minutos totales que coincidan con las unidades facturadas
- Lugar del servicio: casa, clínica, escuela o telesalud
- El código del servicio (por ejemplo 97153 tratamiento directo, 97155 modificación del protocolo, 97156 capacitación a padres) y una nota que describa solo ese servicio
- Quién lo dio, con sus credenciales, y quién supervisó si se facturó supervisión
- En qué se trabajó, ligado a las metas del plan de tratamiento vigente, con los datos
- Cómo respondió el cliente, en palabras observables
- La firma y la fecha de la persona que lo dio
Hágalo usted mismo, este viernes
Saque cinco notas al azar. Ponga los nueve puntos en el costado de una hoja, las cinco notas arriba, y marque. Lo que falte en dos o más notas es un hábito, no un accidente; corrija el hábito con el técnico el lunes. Diez minutos por semana, y la auditoría deja de ser una sorpresa.
Ejemplo inventado. “Trabajamos comunicación, al cliente le fue muy bien” falla en los puntos 7 y 8. “Programa de peticiones (mandos), meta 3: 14 peticiones independientes en 20 oportunidades (70%), más que el 55% de la sesión anterior; una vez se tiró al piso cuando se le quitó la tableta, y se le pasó en menos de un minuto cuando se le ofreció la siguiente opción” pasa los dos.
Fuente: el Código de Ética para Analistas de Conducta de la BACB (2022), sección 2.10 sobre documentación, y los requisitos de documentación que publican los planes de atención administrada de Medi-Cal en California y la mayoría de los pagadores comerciales. Los nueve puntos son la base común; la lista de su pagador puede añadir más.
Lección completa. Revise su propia facturación de ABA antes que un auditor →
Dónde ayuda DRAGENaudit. Hace exactamente esta lista en cada nota, no en cinco, antes que el auditor. Todo lo de abajo es eso.
La presión que obliga
Los auditores ya lo están haciendo.
Estos son resultados publicados por la Oficina del Inspector General (OIG) del HHS, que está revisando los programas de ABA de Medicaid estado por estado.
- Indiana
- 100 de 100 meses-beneficiario revisados tenían líneas de reclamación indebidas o posiblemente indebidas. Al menos $56M indebidos, 2019–2020.
- Wisconsin
- También 100 de 100. Al menos $18.5M indebidos, 2021–2022.
- Colorado
- También 100 de 100. Al menos $77.8M indebidos, 2022–2023.
- Maine
- Al menos $45.6M indebidos.
- Sigue abierto
- Las auditorías de ABA siguen en el plan de trabajo activo de la OIG.
Lo que encuentra
Tres cosas, una y otra vez.
Nada de eso es una falla clínica. Es aritmética y archivo — y la aritmética es algo que una computadora puede revisar antes que un pagador.
Unidades que la nota no respalda
Ocho unidades facturadas por una sesión documentada de 9:00 a 10:45. Son 105 minutos de nota contra 120 minutos de factura. Nadie mintió. Alguien redondeó.
Un proveedor que no podía darlo
Modificación del protocolo facturada a nombre de un técnico. Una línea en una hoja de cálculo, repetida en toda una carga de casos durante once meses.
Un mes que nunca fue elegible
Sin evaluación en el expediente. Sin referido. Una evaluación que quedó vencida. Esta es la cara — no hace que una nota esté mal, hace que cada reclamación de ese mes sea indebida.
Lo que dice el informe
Números que puede rehacer en papel.
Ningún modelo de lenguaje toca un número. Cada cifra es una resta que puede comprobar a mano. Un modelo que cuenta mal mientras suena seguro es peor que no tener informe.
Tampoco saca conclusiones legales. El informe dice 15 min unaccounted (minutos sin justificar). No dice pago en exceso, recuperación ni fraude. Esas palabras le corresponden a usted, a su abogado y a su pagador.
Y se niega en vez de adivinar. Una fila que no puede leer se lista por su número, y la ejecución se reporta como incompleta. Úselo sin un expediente del cliente y cada mes vuelve como NOT CHECKED (no revisado) — nunca limpio. “No lo miramos” nunca debe leerse igual que “lo miramos y estaba bien”.
El segundo bloque es el que importa. No va a reportar un mes como limpio si nunca le dieron lo que necesitaba para revisarlo.
Adónde van sus expedientes
A ninguna parte. El software funciona en su computadora.
No hay paso de carga ni servidor al que enviar expedientes. Usted descarga el programa una vez y el análisis se hace en su propio procesador.
- Sin instalación. Descárguelo y úselo — el enlace de descarga llega después de que hablemos, porque todavía no hay pago en esta página.
- Sin servidor, sin permisos de administrador, sin excepción en el firewall, sin proyecto de informática.
- Funciona sin conexión. Desconecte el cable de red y todo sigue funcionando.
- No hay acuerdo de procesamiento de datos que firmar para usar el software, porque el software no divulga información de salud protegida a nadie.
Dónde está esto hoy
Lo que está hecho, y lo que no.
Se le pide que confíe sus datos de facturación a un software. Así que este es su estado real.
El software existe
Está escrito, funciona, y hay un programa que funciona y que le puedo mostrar en una pantalla compartida con datos de facturación de ejemplo, para que ningún expediente de cliente me llegue antes de firmar un acuerdo de socio comercial.
Local, y sin conexión
Funciona en su computadora y no transmite ningún expediente de cliente. Así se escribió, no es una opción que tenga que ir a buscar.
Comprarlo en esta página
Aquí no hay pago ni entrega automática de licencias. Así que la licencia empieza con una conversación: hablamos, usted lo ve funcionar, y el enlace de descarga llega después.
Precios
Por práctica, nunca por usuario.
Agregar un clínico nunca sube la factura dentro de un plan. Los precios se comparten en la llamada mientras se terminan de definir, y usted ve las condiciones de renovación, reembolso y cancelación antes de pagar nada. Cada copia empieza con una prueba gratis de 14 días: sin tarjeta, y nunca se convierte en un plan de pago por sí sola.
Encuéntrelo antes que el auditor.
Traiga sus preguntas y véalo funcionar con datos de facturación de ejemplo. Su propia exportación se queda con usted salvo que antes se firme un acuerdo de socio comercial. Si no vale su dinero, se lo diré en la llamada.
DRAGENaudit identifica discrepancias para que usted las revise. No da asesoría legal ni determina si algún pago fue indebido — esas son decisiones de la práctica, su abogado y su pagador.