Revise su propia facturación de ABA antes que un auditor.

Saque un mes de un cliente: los reclamos, las notas de sesión y la autorización. Luego haga estas cinco revisiones, en este orden. La primera encuentra más.

1. Unidades contra minutos. La mayoría de los servicios de ABA se facturan en unidades de 15 minutos. Los códigos comunes son 97153 (el técnico aplicando el plan), 97155 (el BCBA ajustando el plan, a menudo mientras el técnico trabaja), 97156 (capacitación a padres o cuidadores) y 97151 (la evaluación). Tome la hora de inicio y de fin de la nota, saque los minutos y divida entre 15. Las unidades completas son sencillas: 105 minutos son 7 unidades. Lo que sobra es donde las aseguradoras difieren; muchas piden al menos 8 de los 15 minutos para contar una unidad parcial, y algunas no permiten redondear hacia arriba. Lea la regla de redondeo de su propio contrato y escríbala arriba de su lista. Nunca la suponga.
2. Traslapes. Un técnico no puede estar en dos sesiones al mismo tiempo, y un cliente no puede recibir dos servicios uno a uno al mismo tiempo. Ponga todas las sesiones de la misma persona en una línea de tiempo y busque horarios que se toquen. Algunas aseguradoras permiten que el 97155 de un BCBA corra junto al 97153 de un técnico con el mismo cliente, porque el BCBA dirige la sesión. Si no puede nombrar la regla que permite un traslape, trátelo como un hallazgo.
3. Credenciales en la fecha del servicio. La persona que dio la sesión debía tener la credencial que pide el código en esa fecha. Una certificación de RBT que venció el día 14 hace un problema de cada sesión desde el 15, aunque la renovación haya llegado el 28. Tenga una lista de cada proveedor con las fechas de inicio y fin de cada credencial, y compare cada sesión.
4. La ventana de la autorización. Una autorización es la aprobación por escrito de la aseguradora para cierto número de unidades de un código entre dos fechas. Cada sesión debe caer dentro de esas fechas, y las unidades del mes para cada código deben quedar debajo del total aprobado. Una sesión el día 2 contra una autorización que terminó el 30 del mes anterior no califica, por buena que haya sido.
5. La evaluación, la referencia y el plan. El tratamiento necesita una base en el expediente: una evaluación completa (97151) con su informe, la referencia o el diagnóstico que pida su aseguradora, y un plan de tratamiento vigente, que la mayoría de las aseguradoras esperan renovado al menos cada seis meses. Si un mes de tratamiento está encima de uno de estos que falta o venció, todo el mes está en riesgo, no una línea.

El cliente SAMPLE01 tiene una autorización para 97153, 160 unidades, del 1 de junio al 31 de agosto. El técnico R. Vega es RBT, certificado hasta fin del año próximo. Una nota de septiembre dice de 9:00 a 10:45. El reclamo de esa fecha muestra 8 unidades de 97153.

Encontrar sus propios errores antes que la aseguradora protege a sus clientes, a su clínica y su certificación. Si una revisión encuentra algo, hable con su abogado y con su aseguradora antes de concluir nada.

El conjunto de códigos CPT para servicios de conducta adaptativa, 97151 a 97158 (American Medical Association); el manual de proveedores de su propia aseguradora para las reglas de redondeo y de servicios simultáneos; el Código de Ética de la BACB para analistas de conducta, sección 2.06.

Los ejemplos de esta página son inventados. No contienen información de clientes, estudiantes ni familias. Esta lección enseña un método; no reemplaza al equipo de cuidado de su hijo o hija, a su BCBA ni las reglas escritas de su aseguradora.